Bilimsel Etkinlikleri Destekleme

Üniversitemiz bünyesinde çalışmayan lisans, yüksek lisans ve doktora programlarında kayıtlı öğrencilerimize kongre, seminer, konferans, yarışma, kültürel, sosyal ve sportif etkinliklere katılımlarına karşılık 15.02.20224 tarihli ve 1411 sayılı Üniversite Yönetim Kurulu kararı gereğince;

Yurtiçi etkinlikler için 4.000,00-₺,
Yurtdışı yakın kıta ülkeleri için 6.000,00-₺,
Yurtdışı uzak kıta ülkeleri için 8.000,00-₺ maddi destek sağlanmaktadır.

İSTANBUL TEKNİK ÜNİVERSİTESİ

Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı

Yurtiçi ve Yurtdışı Öğrenci Görevlendirme Uygulama Esasları

Amaç ve Kapsam

Madde 1: Bu esasların amacı 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu'nun 39. maddesinde öngörülen ve giderleri İstanbul Teknik Üniversitesi Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı bütçesinden karşılanan öğrencilerin Yurtiçi ve Yurtdışında geçici görevlendirmelerini düzenlemektir.

Bu uygulama esaslarının hazırlanmasında 6245 sayılı Harcırah Kanunu ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’na bağlı Yurtiçinde ve Dışında Görevlendirmelerde Uyulacak Esaslara İlişkin Yönetmelik hükümleri esas olarak alınmıştır.

Görevlendirmelere ilişkin genel esaslar

Madde 2: Üniversitemiz birimlerince, yurtiçi ve yurtdışı öğrenci görevlendirmeleri çerçevesinde sağlanabilecek yıllık destek miktarları Üniversite Yönetim Kurulu tarafından her mali yılbaşında eğitim öğretim birimlerine yıllık kullanım hakları olarak tanımlanır ve o mali yılın başlamasına bir hafta kala yayınlanır. Eğitim birimleri, Üniversite Yönetim Kurulu tarafından Öğrenci Tasarım Proje Yarışması kapsamında desteklenen öğrencilerine ait görevlendirmeleri yıllık hakları içerisinden gerçekleştirir. Her yıl alınacak karar içerisinde ülkelere göre öğrenci başına sağlanacak destek miktarına ayrıca yer verilir. Birimlerimiz mali yıl içerisinde gerçekleştirecekleri görevlendirmeleri bu çerçeve içerisinde gerçekleştirir.

Madde 3: Yurtiçi ve yurtdışı görevlendirmelerin yapılabilmesi için ilgili birimin eğitim ve öğretim programlarının aksatılmayacağının bölüm başkanının önerisi üzerine Fakülte Yönetim Kurullarınca ya da Enstitü Yönetim Kurullarınca belirlenmiş olması şarttır.

Madde 4: Gerçekleştirilen görevlendirmelerde, görevlendirmenin konusunu fiile dönüştürecek kişi ya da kişiler görevlendirilirken; sportif ve kültürel etkinlik kapsamında gerçekleştirilen görevlendirmelerde ayrıca fiili gerçekleştirecek olmasına bakılmaksızın, öğrencilik haklarına sahip takım kaptanı ve grup sorumlusu görevlendirilebilir.

Madde 5: Görevlendirme konusunu fiile dönüştürecek olan kişilerin etkinlik tarihlerini kapsayacak şekilde 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununda belirtilen öğrencilik haklarına sahip olması gerekmektedir. (Bir yıl süreli yabancı dil hazırlık sınıfı hariç, kayıt olduğu programa ilişkin derslerin verildiği dönemden başlamak üzere, her dönem için kayıt yaptırıp yaptırmadığına bakılmaksızın önlisans programlarını azami dört yıl, lisans programlarını azami yedi yıl, lisans ve yüksek lisans derecesini birlikte veren programları azami dokuz yıl, yüksek lisans programını azami üç yıl, doktora programını ise azami altı yıl süre ile doldurmamış olmak.)

Madde 6: Katılmak istenilen etkinliğin hakemli veya son 2 yıl (3. sünün yapılıyor olması) düzenli yapılıyor olması gerekmektedir.

Madde 7: Katılmak istenilen etkinliğe ilişkin bilgilerin yer aldığı güncel bir web sitesinin olması gerekmektedir.

Madde 8: Yurtdışı bilimsel etkinliklere katılım kapsamında yapılacak başvurularda, başvurunun etkinlik tarihinden en az 60 gün önce yapılması gerekmektedir.

Madde 9: Gerçekleştirilecek olan görevlendirmelerde Üniversitemizin temsil edilmesi gerekmektedir. Kişisel gelişim ile ilgili (kurs, eğitim, dinleti, festival vb) etkinlikler için görevlendirmeler gerçekleştirilmeyecektir.

Madde 10: Gerçekleştirilecek görevlendirmeler en çok ilgili etkinliğin başlangıç tarihinden bir gün önce ve bitiş tarihinden bir gün sonrasına kadar gerçekleştirilebilir.

Madde 11: Gerçekleştirilecek olan görevlendirmelerde başvuru sahibinin,

Bilim alanı ile ilgili önemli kabul edilen uluslararası kongre/konferans vb olması,
Etkinlikte bildiriyi sunacak tek kişi olması,
Başvuru tarihinde Türkiye’de olması,
İlgili etkinlikte en az 10 dk sözlü sunum için kabul edilmiş olması (etkinliğin sadece poster sunumu ile yapıldığının belgelenmesi durumunda poster sunumu da desteklenebilir), şartlarını taşıyor olması gerekmektedir.

(Değişik - 30.11.2017 tarih 1168 sayılı Üniversite Yönetim Kurulu kararı) 

Madde 12: Üniversitemiz öğrencilerine görevlendirme giderlerine karşılık her mali yıl içerisinde bir kez yurtiçi ve bir kez yurtdışı olmak üzere toplam iki kez maddi destek sağlanabilir. Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti’ne yapılan görevlendirmeler yurtdışı olarak değerlendirilecektir. Görevlendirme tarihinin iki mali yıla da dahil olması durumunda görevlendirmenin başlamış olduğu yıl esas alınır.

Madde 13: Katılmak istenilen etkinlik için başka bir kaynaktan maddi destek alınması durumunda mükerrer gider oluşmaması için görevlendirme yazısında desteğin kaynağı, miktarı ve kapsamının belirtilmesi gerekmektedir.

Madde 14: İzleyici olarak katılımlarda maddi destek sağlanmayacaktır.

Madde 15: 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 35. Maddesi uyarınca, Üniversitemizde yetiştirilmek üzere Öğretim Elemanı Yetiştirme Programı çerçevesinde eğitim alan öğrencilere ait görevlendirmeler Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı bütçesinden karşılanmayacaktır. Bu statüde bulunan öğrencilerin yurtiçi ve yurtdışı görevlendirmeleri Öğretim Elemanı Yetiştirme Program Koordinatörlüğü tarafından gerçekleştirileceği gibi giderleri ilgili Koordinatörlük bütçesinden karşılanacaktır.

Madde 16: Görevlendirme belgeleri üç asıl evrak olarak hazırlanır ve onaylanmasının ardından bir nüshası Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı’nda, bir nüshası görevli kişide ve bir nüshası görevlendirmeyi gerçekleştiren birimde kalmak üzere dağıtımı gerçekleştirilir.

Görevlendirmelerde bulunması gereken bilgi ve belgeler;

Madde 17: Etkinlik türlerine göre,

(a) Bilimsel etkinliklerde gerekli bilgi ve belgeler;

Başvuru dilekçesi,
Etkinlik tarihini kapsayan öğrenci belgesi,
Transkript belgesi,
Etkinlik daveti ve içeriği,
Bölüm başkanlığı uygunluk yazısı,
Fakülte ya da Enstitü Yönetim Kurulu Kararı,
Fakülte ya da Enstitü tarafından hazırlanan Rektör makam olurlu görevlendirme yazısı,
Banka bilgi formu ,

(b) Sportif etkinliklerde gerekli bilgi ve belgeler;

Başvuru dilekçesi,
Etkinlik tarihini kapsayan öğrenci belgesi,
Transkript belgesi,
Etkinlik daveti ve içeriği,
Bölüm başkanlığı uygunluk yazısı,
Spor Hizmetleri Şube Müdürlüğü tarafından Üniversite Yönetim Kuruluna arz,
Üniversite Yönetim Kurulu Kararı,
Banka bilgi formu,

(c) Kültürel etkinliklerde gerekli bilgi ve belgeler;

Başvuru dilekçesi,
Etkinlik tarihini kapsayan öğrenci belgesi,
Transkript belgesi,
Etkinlik daveti ve içeriği,
Bölüm başkanlığı uygunluk yazısı,
Kültür Hizmetleri Şube Müdürlüğü tarafından Üniversite Yönetim Kuruluna arz,
Üniversite Yönetim Kurulu Kararı,
Banka bilgi formu,

Gerçekleştirilen etkinliğe katılımın birden fazla kişi tarafından gerçekleştirilmesi durumunda toplu yolluk bildirim formunun düzenlenmesi gerekmektedir. Görevlendirilmiş olan kişiler ayrı ayrı banka bilgi formu düzenlemeyecekler, Üniversitemiz idari yahut akademik personeli olan bir kişiyi mutemet tayin formları ile mutemet olarak tayin edeceklerdir. Ödeme işlemlerinin gerçekleştirilebilmesi için mutemede ait banka bilgi formu doldurulacaktır.

Yol, Katılım, Konaklama masraflarının ve gündeliklerin hesaplanması

Madde 18: Yol masraflarının hesaplanması

(a) Yurtiçinde yol masrafları:
Yurt içinde yol masrafının, toplu taşıma araçları ile (uçak hariç) gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Görevli kişi, ikamet adresi – tarifeli nakil aracı kalkış durağı ve tarifeli nakil aracı varış durağı – ve görevlendirme alanı arasında kullandığı toplu taşıma araçlarına ya da taksi ücretine ait ispatlayıcı belgeleri (fatura, bilet) vb. ibraz etmek sureti ile gider olarak gösterebilecektir.

Görevlendirme bölgesine ulaşımın uçak ile gerçekleştirilmesi durumunda, her yıl yayınlanan İstanbul’dan Taşıma Taban Ücretleri ve Harcıraha Esas Alınan Ortalama Ücret Tablosunda yer alan tutarlar dikkate alınacaktır.

Şehir içi görevlendirmelerde ulaşım giderleri karşılanmamaktadır.

(b) Yurtdışında yol masrafları:
Yurtdışında geçici görev yolculuklarında, ekspres ve yataklı vagon ücreti dahil olmak üzere, tren, vapur veya uçak bilet bedeli yol masrafı olarak ödenmektedir. Ayrıca, buna ek olarak istasyon, liman veya terminal ile ikamet yeri arasındaki taşıt ücretlerine ait ispatlayıcı belgeler (fatura, bilet) ibraz edilmek sureti ile gider olarak gösterilebilir.

Madde 19: Katılım ücreti masraflarının hesaplanması

(a) Yurtiçi katılım ücreti masrafları:
Yurtiçinde gerçekleştirilen etkinliklere ait katılım ücretleri ödemeye ait ispat belgesinin ve katılımın gerçekleştiğini gösterir katılım belgesinin ibraz edilmesi sonucunda gider olarak gösterilebilir. Organizasyonu düzenleyenin fatura düzenleyememesi durumunda 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu hükümlerine dayanılarak hazırlanan Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ekinde yer alan Harcama Pusulası düzenlenerek gider gösterim işlemlerinde kullanılabilecektir.

(b) Yurtdışı katılım ücreti masrafları:
Yurtdışında gerçekleştirilen etkinliklere ait katılım ücretleri, ödemeye ait ispat belgesinin ve katılımın gerçekleştiğini gösterir katılım belgesinin ibraz edilmesi sonucunda gider olarak gösterilebilir. Organizasyonu düzenleyenin fatura düzenleyememesi durumunda giderin tahsil edildiğine dair düzenlenmiş onaylı belge gider gösterim işlemlerinde kullanılabilecektir.

Madde 20: Gündeliklerin hesaplanması

(a) Yurtiçinde gündeliklerin hesaplaması:
Yurtiçi görevlendirmelerinde verilecek gündelik tutarları her mali yıl yayınlanan Bütçe Kanunu ile tespit edilir. İl içerisinde gerçekleştirilen görevlendirmelerde yevmiye ödemesi gerçekleştirilmez.

(b) Yurtdışında gündeliklerin hesaplanması:
Yurtdışı görevlendirmelerinde verilecek olan gündeliklerin miktarı, gidilecek ülkeye, memur ve hizmetlilerin aylık veya ücret tutarları ile görevin mahiyetine göre, mali yıl itibariyle ve Maliye Bakanlığının teklifi üzerine Bakanlar Kurulunca belirlenir. Geçici görev ile yabancı ülkelere gönderilenlere, özel anlaşmaları gereğince yabancı devlet, uluslararası kuruluş veya resmi diğer kuruluşlar tarafından ödeme yapıldığı takdirde bu ödemeler gündeliklerinden indirilir.

Madde 21: Konaklama giderlerinin hesaplanması

(a) Yurtiçinde konaklama giderlerinin karşılanması:
Yurtiçinde düzenlenen bilimsel, kültürel ve sportif (federasyonlarınca gerçekleştirilen) etkinliklere öğrencilerimizin katılımlarında gerçekleşen konaklama ücretlerini belgelendirenlere, belge bedelini aşmamak ve her defasında on gün ile sınırlı olmak üzere gündeliklerinin tamamına kadar olan kısmı ayrıca ödenir.

(b) Yurtdışında konaklama giderlerinin hesaplanması:
Türkiye’den yurtdışına geçici görevle gönderilen ve yatacak yer temini için ödedikleri ücretleri fatura ile belgelendiren öğrencilerimize görevlendirmelerinin ilk on günü ile sınırlı olmak kaydıyla, faturada gösterilen günlük yatak ücretinin %50 arttırımlı hesaplanan gündeliklerinin % 40’ını aşması halinde aşan kısmın % 70’i ayrıca ödenir.

Sorumluluklar

Madde 22: Görevlendirme sonrasında görevli kişi kendisinden talep edilen belge ve dokümanlar ile avans almış ise avans kapama işlemlerini, almamış ise gider talep işlemlerini ülkeye giriş tarihinden başlamak üzere bir ay içerisinde tamamlamalıdır. Aksi durumlarda görevlendirilen kişi ya da kişiler 6245 sayılı Harcırah Kanunu hükümlerine tabi olacaktır. Gerçekleştirilen görevlendirmelere ilişkin tüm mali sorumluluk görevlendirilen kişiye aittir ve gerektiğinde sorumluluklarını yerine getirmekle mükelleftir.

Madde 23: Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığının bütçe imkânlarının yeterli olması durumunda talep sahiplerine görevlendirme öncesi avans ödemesi gerçekleştirebilir. Avans ödemeleri en erken görevlendirme tarihinden iki hafta önce gerçekleştirilebilir.

Madde 24: Yurtiçi ve yurtdışı etkinliklere katılabilmek için gerekli evrakların görev tarihinden önce Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına teslim edilmesi gerekmektedir. Görev tarihinden sonra yapılacak başvurular kesinlikle kabul edilmeyecektir.

Görevlendirme sonrası teslim edilecek belgeler

Madde 25:

Tüm etkinliklere katılımlarda, katılımcının ismine düzenlenmiş ulaşım faturası ya da biletin aslı,
Ödeme onayı konaklama giderlerini de kapsıyor ise; katılımcının ismi ve giriş çıkış tarihlerini gösteren faturanın aslı,
Katılım ücreti ödenmesi durumunda, fatura ya da makbuzun aslı (kredi kartı ekstresi ya da banka hesap dökümü kesinlikle kabul edilmeyecektir),
Katılımcının görevlendirme konusu olan fiili hayata geçirdiğini gösterir organizasyon onaylı katılım belgesi,
Yurtdışı çıkışlarda pasaport fotokopisi (resimli ön yüz, kimlik bilgileri, giriş çıkış vizelerinin olduğu sayfaların net okunur fotokopisi)
Usulüne göre doldurulmuş ve görevlendirmeyi gerçekleştiren birim tarafından onaylanmış Yurtiçi/Yurtdışı yolluk bildirim formu.

Madde 26: Bu uygulama esasları 07.02.2013 tarihinde Üniversite Yönetim Kurulu tarafından alınan 956 sayılı karar itibariyle yürürlüğe girmiştir.

(Değişik-19.02.2015 tarih 1044 sayılı ÜYK kararı ile)
(Değişik-16.03.2017 tarih 1134 sayılı ÜYK kararı ile)
(Değişik-30.11.2017 tarih 1168 sayılı ÜYK kararı ile)

Madde 27: Bu uygulama esasları hükümlerini İstanbul Teknik Üniversitesi Rektörü yürütür.